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Versión para impresora
correo electronicoHerramienta para el cálculo de los costos fijos de venta
La gestión de ventas es un problema relevante en
la gestión comercial de las PYMEs, y paralelamente, es uno de los
menos enfocados y que repercuten directamente en la baja obtención
de resultados para los empresarios.
La siguiente hoja de cálculo, le permitirá identificar rápidamente
cuales son estos costos fijos e inclusive obtendrá un resultado por
cada cliente – tipo.
Para ello, solamente siga las siguientes indicaciones:
Cuadro No 1:
Es la parte central del análisis pues detalla los costos fijos de venta que maneja vuestra empresa, para ello, considere lo siguiente:
Columna |
Concepto |
Instrucciones |
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Personal Involucrado |
Son los ítems de costos fijos que generalmente se manejan en las empresas, que van desde el Gerente General hasta bodega y despacho. |
Revise los ítems establecidos y seleccione aquellos involucrados en su empresa, y en la columna siguiente indique el número de puestos existentes en cada cargo. Por ejemplo: 01 Gerente de Ventas, 03 Promotores de Ventas, etc. |
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Costo Mensual |
El sueldo fijo que la empresa paga en cada puesto de trabajo señalado e identificado. |
Ponga el sueldo mensual de los colaboradores en forma individual. |
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Costo Global |
El monto global por puesto de trabajo que surge como costo fijo de la empresa |
El sistema lo calculará automáticamente |
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Tasa de asignación de costo |
Una estimación del porcentaje de tiempo que del total disponible cada colaborador o grupo de colaboradores dedican a la gestión de ventas |
Se debe anotar en %. Por ejemplo: el Gerente General dedica un 25% de su tiempo a apoyar la gestión de ventas; el Gerente de Ventas 100%; etc. |
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Aporte al costo de ventas |
Es la traducción en moneda del tiempo que los diferentes colaboradores dedican a la gestión de ventas, sobre la base de su sueldo fijo.
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El sistema lo calculará automáticamente |
Los gastos administrativos (telefonía, fax, correo electrónico, internet, limpieza, etc.) se calculan como un monto a suma alzada
Cuadro No 2:
En esta parte, se hará un desagregado de los costos fijos totales de ventas, entre la atención a los diferentes segmentos o tipos de clientes, para lo cual el empresario previamente deberá hacer una agrupación de sus principales clientes.
Para ello hay varias alternativas, desde agruparlos por tamaño (grandes, pequeños, medianos, etc.) hasta por tipo de intermediación (supermercados, tiendas especializadas, mayoristas, etc.)
El sistema está programado para trabajar hasta con 05 segmentos diferentes, pero pueden ser menor sin mayor inconveniente.
Ahora se debe hacer una distribución en % respondiendo a la siguiente pregunta:
¿Del tiempo que determinado colaborador dedica a las ventas, que % dedica a cada segmento de clientes?
Asegurarse que la suma sea 100%, para ello, puede apoyarse en la columna “Chk” que automáticamente hará los cálculos necesarios.
Deben llenarse tantas filas como funcionarios involucrados identificados en el Cuadro No 1 haya.
Los gastos administrativos se distribuyen de la misma forma.
Cuadro No 3:
Este cuadro se genera automáticamente con la información desarrollada anteriormente, sin embargo, a efectos el análisis final, se debe completar la fila pintada de amarillo, que indica la cantidad (número) de clientes que la empresa tiene en cada segmento de mercado atendido.
El producto final de la herramienta, es la fila pintada de rosado, donde el empresario encontrará el costo fijo de atención de cada cliente por segmento atendido .
Si alguno de los costos fijos de atención por cliente supera el 5% del costo total de ventas, la estructura comercial puede estar sobredimensionada (demasiadas personas involucradas para tan pocos clientes) o las metas de ventas son muy bajas (ineficiencia, conformismo), lo que genera ineficiencias y sobre costos.
