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¿Cómo manejar los Costos de la empresa?

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

Aprenda a controlar los costos

Una de las claves para conducir con éxito una pequeña empresa es aprender a controlar los costos. Abandonados a sí mismos, aun los gastos más pequeños pueden acumularse rápidamente, y corroer sus utilidades y la salud económica de su empresa, impidiendo así su progreso.
Muchos propietarios de pequeñas empresas saben bien por dónde entra el dinero, pero no tienen tan claro por dónde sale. Esto puede tener un impacto muy significativo sobre el flujo de caja de su empresa. Es importante revisar los gastos regularmente, todos los trimestres si es posible, a fin de mantener un manejo preciso de las erogaciones y buscar formas de ahorrar dinero.

Existen reglas básicas que se aplican a todos los tipos de gastos:

Comparar precios para comprar mejor

Puede hacer esto en todos los aspectos de su empresa, desde los bolígrafos y otros insumos de oficina hasta sus gastos en seguros.

Evaluar regularmente a todos los contratos y proveedores

Cada vez que usted paga una factura o firma un cheque, pregúntese cuándo fue la última vez que usted comparó precios para obtener el mejor.

No tema negociar

No se limite a hacerlo con los contratos nuevos. También puede negociar con proveedores actuales deseosos de retenerlo como cliente.

Aproveche los descuentos

Las asociaciones profesionales suelen ofrecer a sus miembros descuentos sobre seguros, viajes, envíos y otros gastos corrientes. Éstos son algunos de los conceptos en los cuales los propietarios de pequeñas empresas suelen gastar en exceso. Haga clic en el que corresponda para aprender formas de reducir estos costos:

Teléfono y servicios públicos

Controle estrictamente todos los gastos que aparecen en su factura de teléfono. Puede haber errores, y de hecho generalmente los hay.

Hable con el representante de atención al cliente de su empresa telefónica para averiguar si usted tiene las mejores tarifas posibles para llamadas locales y de larga distancia. Tenga en cuenta que suele ser posible obtener mejores tarifas de las que se ven en los anuncios. Pero hay que preguntar.

No tema averiguar los precios de la competencia y reconsiderar su elección de proveedor una o dos veces por año. Si un proveedor de llamadas a larga distancia le ofrece un buen trato para que usted cambie, presente la oferta que le hicieron a su proveedor actual y pregúntele si puede equipararla. Para la empresa telefónica suele ser más barato llegar a un acuerdo con usted que salir a buscar un cliente nuevo que lo remplace.

Si usted trabaja desde su hogar, pida que calculen su factura telefónica en incrementos de 6 segundos. Los planes de residencias particulares (frecuentemente utilizados por empresas con base en el propio domicilio) suelen facturar por minuto y redondear las fracciones. De modo que una llamada de 1 minuto y 1 segundo se cobra como de 2 minutos. Usted puede ahorrar dinero utilizando el cómputo cada 6 segundos, aún cuando la tarifa por minuto sea más alta.

Una vez por trimestre, siéntese con el representante de su proveedor para ver si su plan de llamadas sigue siendo la alternativa más apropiada para su empresa en crecimiento. Tenga presente que las empresas telefónicas lanzan regularmente nuevos paquetes para “pequeñas empresas” a su menú de servicios, que pueden brindarle nuevas formas de ahorrar.

No es raro que figuren gastos injustificados en las facturas de servicios. Verifique cuidadosamente el número del medidor, su lectura y su “constante”, un multiplicador de costos escrito en su medidor que ayuda a determinar el uso mensual.

Seguro de salud

Revise sus pólizas y sus primas dos veces por año cuanto menos, a fin de verificar que respondan a sus necesidades. Salga a buscar precios para saber qué tarifas y servicios ofrece la competencia. No tome la palabra de un solo agente. Pida tres ofertas por lo menos.

Revise sus pólizas y sus primas dos veces por año cuanto menos, a fin de verificar que respondan a sus necesidades. Salga a buscar precios para saber qué tarifas y servicios ofrece la competencia. No tome la palabra de un solo agente. Pida tres ofertas por lo menos.

Analice cuidadosamente la historia de demandas por daños y perjuicios de su empresa. Verifique que su empresa de seguros no esté cobrando en exceso por las primas, en especial como consecuencia de demandas costosas y no recurrentes (tales como un nacimiento prematuro que generó grandes gastos hospitalarios).

Compare las demandas reales con las expectativas que arrojan las características demográficas de su plantel de empleados. Por ejemplo, podría ocurrir que le hagan un cargo completo por beneficios de maternidad cuando la probabilidad de que se los utilice es muy reducida porque en su plantel predominan los jóvenes solteros.

Asegúrese de que los beneficios por los que usted paga se usen efectivamente. Pregunte a su agente de qué modo podría ahorrar eliminando o reduciendo algunos de estos beneficios subutilizados.

Envíos y entregas

Trate de negociar un descuento por volumen con una empresa que usted utilice con frecuencia para hacer sus envíos o entregas. La mayoría de los servicios de entrega en 24 horas son flexibles en sus tarifas. Es posible que pueda reducir la tarifa con enviar tan sólo siete bultos por semana. Llame a su representante de ventas y comience a negociar.

Haga un seguimiento del tiempo de entrega de sus envíos, ya sea solicitando la certificación de entrega a su proveedor o utilizando su software de seguimiento en línea. Es típico que estos proveedores garanticen hora y fecha de entrega. Solicite reembolso por los envíos que hayan sido entregados tarde.

¿Es realmente necesario que llegue el día siguiente? Verifique que estos tiempos correspondan a las necesidades de sus clientes. Podría ser que usted esté gastando dinero para entregar cosas a las 10 de la mañana cuando un servicio para el día siguiente, o a los 2 días, podría ser perfectamente aceptable para el cliente.

Busque un sitio conveniente para entregar sus envíos. Es posible que usted no lo advierta, pero usted paga extra cuando piden que pasen a buscar el artículo a enviar. Muchos de los grandes transportadores tienen centros de servicio en la zona, o buzones donde se pueden depositar los envíos.


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