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correo electronicoIniciando la Exportación
El Cliente, las Muestras y la Cotización
Contactando al Cliente Potencial
Completado los pasos descritos en el capítulo anterior, incluyendo la definición de un Plan Exportador, como parte de dicho Plan corresponde identificar a los compradores de mayor potencial sobre la base del estudio de mercado realizado por la empresa. Una vez que la empresa haya seleccionado posibles compradores de su producto, se deberá poner en contacto con los mismos de la siguiente manera:
- Cartas, Fax de presentación de la empresa y del producto con sus características y cualidades. Esta información deberá elaborarse en el idioma del comprador o en inglés.
- Es importante mencionar si la empresa cuenta con una certificación de calidad internacionalmente reconocida (ISO, HACPP).
Para este primer acercamiento con el potencial cliente, es muy importante proporcionar de la forma más precisa posible todas las características de la mercadería para que el importador/comprador pueda hacerse una idea clara de la empresa y del producto. A continuación se presenta un modelo de ficha que podría ser utilizada por la empresa:
Otras formas de contactar potenciales clientes son a través de la participación de ferias internacionales o en los mercados de destino, así como por medio de ruedas de negocios o visitas in situ para realizar una prospección de mercado.
Es importante mencionar que la empresa que desee exportar deberá conocer las diferencias culturales y métodos empresariales de su potencial comprador, así como la flexibilidad, voluntad y capacidad de adecuarse a éstas para tener éxito en dicha actividad.
El estudio de mercado que la empresa deberá realizar como parte de este proceso y tal como se explica en el capítulo anterior, debería de proporcionar toda la información necesaria que le permita a la empresa tener una idea clara sobre las exigencias, necesidades y forma de realizar negocios de las empresas compradoras potenciales en el mercado objetivo seleccionado.
El Envío de Muestras
El envío de muestras involucra dos factores que hay que tener en cuenta:
a. Medios de envío
- Las empresas de courier o correo rápido son las más utilizadas, ya que ofrecen un servicio de transporte seguro de puerta a puerta, incluyendo el desaduanaje1 de las muestras.
- Las compañías de servicios postales también ofrecen servicios de sobres y paquetes, pero no incluyen el desaduanaje si éste es necesario.
b. Gestión en Aduanas
- Coordinar con el medio de transporte a utilizar para el envío de las muestras todas las instrucciones y recomendaciones necesarias, incluyendo los documentos requeridos.
- Proporcionar una descripción detallada del producto.
- Indicar un valor monetario a la muestra, aunque en la factura se indique “Muestra sin Valor Comercial”.
- La importancia de este paso radica en que a través de este ejercicio se genera la primera impresión de la empresa ofertante, generando así el inicio de las relaciones comerciales, siempre y cuando ésta haya sido positiva.
La Cotización
La distribución física internacional involucra una serie de procedimientos que generan un gasto adicional, el cual deberá ser incluido en el precio a especificar en la cotización. Dependiendo del producto y del mercado de destino estos pueden ser: costos de embalaje, transporte interno y hasta el puerto o aeropuerto de embarque, seguros, costos en puerto o aeropuerto de embarque, costos de intermediación de agentes, costos de documentación (certificados, permisos etc.), transporte y seguro internacional, costos de manipulación y transporte en país de destino, costos de agentes en mercado de destino, costos administrativos y financieros, derechos aduaneros en el país de destino, costos financieros de la exportación, entre otros.
Una cotización deberá incluir como mínimo los siguientes puntos:
- Nombre y dirección de la empresa a quien se dirige
- Fecha y plazo de vigencia
- Número de referencia necesarios
- Descripción completa del producto
- Clasificación arancelaria
- Cantidades, pesos, medidas, volumen, embalajes
- Precio unitario y total
- Formas y modalidades de pago
- Modalidad de entrega/recepción (Incoterms 2000)
- Plazos de entrega
- Lugar de embarque y/o desembarque
- Normas de inspección y certificaciones varias
- Condición y términos de seguros de transporte y otros
- Referencias comerciales de la empresa y producto
El envío de cotizaciones puede realizarse vía fax, correo, medios electrónicos, entre otros.
