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Registros y Sistemas Contables: Teneduría de Libros

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

Una contabilidad adecuada es vital para la operación y ampliación de una empresa. Sin ella, corre el riesgo de enfrentar problemas de flujo de caja, malgastar su dinero y desperdiciar oportunidades de ampliación. Al crear o actualizar su rutina contable, recuerde que el propósito de la contabilidad es ayudarle a administrar su negocio y permitir que las autoridades tributarias evalúen sus operaciones. En la medida que su contabilidad logre estos dos objetivos, puede y debe ser un proceso sencillo.

Las pautas generales detalladas en este capítulo le indican los aspectos que debe cuidar y le proporcionan ideas para mantener orden en sus libros. Sin embargo, antes de tomar decisiones respecto de su contabilidad, infórmese con su contador o experto en tributación, ya que las necesidades contables varían ostensiblemente según el negocio.

Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por usar programas de computadora para llevar un registro de los diversos aspectos de su negocio. En este documento también encontrará recursos de ayuda respecto a la automatización mediante computadoras. La clave para aprovechar al máximo un software contable es determinar si ahorra tiempo para concentrarse en la administración de su empresa. En muchos casos será así, pero tenga cuidado de no caer en el error de perder su tiempo configurando una contabilidad automática que podría ser más eficiente si se hace con lápiz y papel. Los formularios contables impresos que aquí se mencionan pueden adquirirse en la mayoría de las librerías.

Por otra parte, en algunos casos es aconsejable derivarle algunas funciones contables a su contador. Si bien es esencial mantenerse al tanto mediante la revisión periódica de los libros, un contador o tenedor de libros puede aliviarle esta tarea y permitirle así dedicar sus esfuerzos a la ampliación de su empresa. Incluso es recomendable referirle a un contador las tareas contables que sólo involucran un par de horas semanales, si es que así puede usar mejor su tiempo.
Haga clic en los siguientes temas para informarse sobre los registros que toda pequeña empresa debe llevar:

Ingresos y gastos

Su empresa usará un Libro diario de ingresos y gastos o un Libro mayor para llevar un registro de cuánto dinero sale, adónde va, y cuánto dinero entra.
La mayor parte de las pequeñas empresas utiliza un Libro diario de ingresos y gastos, es decir, una contabilidad por partida simple, donde se registran sólo los ingresos y los gastos. La contabilidad por partida doble involucra un Libro mayor y requiere que todas las actividades se registren como débitos y créditos en los libros. En el pasado se pensaba que todas las empresas debían utilizar este método más complejo de partida doble; sin embargo, hoy son muchas las pequeñas empresas que recurren al sistema de partida única. La contabilidad de partida simple se puede llevar en forma manual o por computadora. Entre los programas que se utilizan para la contabilidad por partida simple se encuentran Quicken de Intuit y Microsoft Money, entre muchos otros.

El Libro mayor se utiliza para registrar dos veces cada transacción, según la idea de que cada una se divide en dos partes que afectan su empresa. Por ejemplo, si vende un artículo, sus libros deberían reflejar una disminución en el inventario (crédito) y una entrada por concepto de pago (débito). Si utiliza la contabilidad por partida doble, puede recurrir a un programa de computadora o a un contador para que mantenga actualizado su Libro mayor. Si permite que otra persona lleve sus libros, debe revisarlos en forma periódica. Los programas que efectúan la contabilidad por partida doble incluyen: M.Y.O.B de Teleware, Peachtree Accounting de Peachtree Software y Quickbooks de Intuit.

Su contador puede asesorarlo sobre el tipo de mantenimiento de registros que debería adoptar. Asimismo, consulte a su experto tributario acerca de si debería implementar un sistema contable en valores de caja o en valores devengados.

Gastos de caja

Debe contabilizar el efectivo que se gasta en su empresa si desea llevar un registro de todos los gastos de la empresa en un año determinado. Existen al menos dos formas de hacerlo: girar usted mismo los cheques reembolsables o mantener un registro de la caja chica.

Si opta por reembolsarse el dinero con un cheque, basta con llevar un registro de todos los recibos de caja y sumarlos en forma semanal, quincenal o mensual, dependiendo de su volumen de gastos. Mantenga un registro por cada categoría de gasto para fines tributarios y gire un cheque a su nombre por el total. Anote que se trata de efectivo reembolsable en su registro de cheques para diferenciarlo de su ingreso sujeto a impuestos. Por otra parte, puede llevar un registro de caja chica al girar un cheque para la caja chica y anotar cada gasto pagado con ese dinero.

Registros de inventario

Controlar sus registros de inventario le permitirá evitar robos, mantener las existencias al mínimo y llevar un registro de las tendencias de compra, entre otras cosas.
Si vende una gran cantidad de artículos pequeños, como artículos de librería, es aconsejable que utilice un sistema de computadoras para llevar un registro de inventario, o que conecte su sistema de computadoras al departamento de ventas mediante un sistema de inventario de punto de venta (PDV). Si vende artículos de mayor tamaño, puede hacerlo usted mismo en papel.
La información fundamental que debe registrar es: fecha de compra, número de inventario del artículo comprado, precio de compra, fecha de venta y precio de venta.

Cuentas por cobrar

Si sus productos o servicios se pagan contra entrega, no necesitará un sistema de registro de cuentas por cobrar. Sin embargo, si presta servicios o vende productos que sus clientes pagan en una fecha posterior, sus registros de cuentas por cobrar muestran el dinero que se le adeuda. Puede supervisar las cuentas por cobrar manteniendo una copia de todas las facturas enviadas o llevando un registro de las cuentas por cobrar. Cualquiera sea el método utilizado, la información que debe registrar incluye: fecha de la factura, número de la factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, monto pagado y nombre de la entidad a la que se emitió la factura.

Muchos programas de software pueden ayudarle a generar facturas y a llevar un registro del tiempo y los gastos relacionados con cada cliente. Estos programas pueden ahorrarle muchas horas al propietario de una empresa y pueden crear facturas que transmitan una imagen profesional. Sin embargo, según algunos expertos en tributación, vale la pena llevar las cuentas por cobrar con un sistema de computadoras si esto le permite cobrar su dinero más rápidamente o le permite llevar un mejor registro del origen de su dinero. De no ser así, el sistema de lápiz y papel es muy eficaz. Los programas de software que generan facturas y registran las horas incluyen: QuickInvoice de Intuit Software; Timeslips y WinInvoice de Good Software y PerForm Pro Plus de Delrina.

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible.

Los empresarios que tienen pocas cuentas por pagar utilizan archivadores debidamente rotulados y con fecha para llevar sus registros. Otras empresas pequeñas pagan sus cuentas dos veces por mes y mantienen las facturas en una carpeta rotulada "Por pagar". Las empresas más grandes usan registros de cuentas por pagar organizadas por acreedor. Independientemente del sistema que usted adopte, deberá registrar la siguiente información sobre sus cuentas por pagar: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección de los clientes.

Ejemplo de Control de Ingresos y Egresos para una microempresa

Cuando una microempresa ha iniciado sus actividades, pocas veces sabe si el negocio le está representando ganancias o pérdidas. La mejor manera de iniciarse en el control de los ingresos y gastos del negocio, es llevando un pequeño cuaderno de control, en donde debe anotar "todos" los ingresos y salidas de dinero. Este control le va a permitir conocer aspectos como : cuales son los productos que tienen mayor rotación, con que cantidad de liquidez diaria cuenta, asi como tener un mejor control de los gastos del mismo negocio.

El control del ingreso y egresos (gastos) deben ser a diario. En el lado izquierdo del cuaderno se deben registrar los ingresos y a la derecha los gastos en forma de columna. Al final del dìa sumaremos un lado y el otro y sabremos cuanto efectivo debe haber en caja. Este efectivo puede ser ahorrado en una cuenta bancaria o tomarlo como saldo inicial para el dìa siguiente y poder cumplir con obligaciones o compra de insumos o mercadería.

Ejemplo:

LUNES 9 DE MAYO 2005

Ingresos

Egresos (o Gastos)

5 doc zapatos modelo "sisi"

1,800

50 plantas deportivas

250

2 doc sandalias "primavera"

480

500 pies de cuero

1,500

3 doc medias deportivas

72

144 medias deportivas

144

Pedro: Movilidad a Banco

10

Maria: Movilidad a tienda

2

Sueldo semanal Pedro

100

2 lapiceros

1

TOTAL

2,352

TOTAL

2,007

SALDO FINAL EN CAJA

345

MARTES 10 DE MAYO 2005

Ingresos

Egresos (o Gastos)

Saldo anterior

345

Servicio de bordado 200

300

2 doc zapatos modelo "sisi"

720

Taxi recoger del servicio

10

4 doc sandalias "primavera"

960

Pedro: Movilidad a Banco

10

5 doc medias deportivas

180

Maria: Movilidad a tienda

2

Pago cuota prestamos banco

500

Luz y agua Abril 2005

100

Alquiler local de tienda

325

TOTAL

2,305

TOTAL

1,247

SALDO FINAL EN CAJA

958


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