Sistemas de gestión administrativa y financiera

¿Cómo comprar software?

El avance tecnológico del cual somos testigos ha hecho posible que el mercado de las computadoras tenga un desarrollo importante que se traduce en mejores características de desempeño y reducción constante de precios de los equipos de cómputo (hardware).

Pero al invertir en equipos de cómputo para una empresa usualmente olvidamos un elemento muy importante ¿Qué software vamos a usar?. De toda la amplia gama de opciones el empresario se pregunta ¿cuál es el apropiado para mi empresa?. El gran dilema de comprar un sistema de información comienza.

El mercado del software para la pequeña y micro empresa ha crecido increíblemente. Además el desarrollo natural de las empresas empieza a implicar el aumento del número de sus operaciones a un grado que el control se hace mas difícil, la competencia es cada vez mas agresiva y las dificultades por sobrevivir a las condiciones económicas hacen que la información necesaria para la toma de decisiones sea crecientemente importante. Es aquí donde complementar el hardware con un programa orientado a la administración adquiere relevancia.

Invertir más dinero para complementar la inversión en equipo de cómputo hace que comprar software se convierta en un dolor de cabeza, más para usted que no es experto y además ésta operación la realiza rara vez. Pero en lo que si es experto es en el conocimiento de su negocio, y eso le ayudará a realizar la mejor elección.

A continuación algunos pasos para guiar su compra de software:

Paso 1:

He aquí unas preguntas para iniciar el proceso y que usted si puede contestar.

Paso 2.

Asesórese con un experto y comuníquele su intención de adquirir software, además de exponerle claramente sus necesidades y razones.

Paso 3:

Pregunte e investigue con proveedores de software, en Internet, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información. Es necesario evaluarlas tomando como referencia las respuestas obtenidas en el paso 1.

Paso 4.

Si encontró tres o más opciones realizó un excelente trabajo, pero el proceso no ha terminado. Es necesario contactar a los proveedores y pedirles una demostración completa incluso con los usuarios finales del sistema (esto sin importar el tamaño de la inversión en dinero). Además investigar referencias con usuarios actuales del software (estos datos se los puede solicitar al proveedor que sin dudar debe de proporcionarlos. ¿O no?)

Paso 5.

El proveedor debe presentar "por escrito" una propuesta con varios aspectos que aseguren su seriedad. A continuación le sugerimos algunos aspectos importantes a revisar antes de la decisión final:

Paso 6:

Si al llegar ha este paso todo parece ser conforme, inicie el tramite de compra. Si por alguna razón, algo no lo convence, tómese el tiempo para revisar el impacto de su decisión, es altamente recomendable antes de invertir cualquier cantidad de dinero, por lo general escaso.

Al unir nuestro equipo de cómputo con un software adecuado nos reditúa en un uso efectivo de la tecnología de Información para el control de las operaciones dentro de la empresa y para una toma de decisiones con menos riesgo.

En resumen, el acceso a equipo de cómputo a precios accesibles es muy sencillo. El reto empieza cuando se hace necesario elegir la compra de software para ese equipo y que además cumpla con las necesidades de procesamiento de información de su empresa.

Contestar algunas preguntas de reflexión sobre nuestras necesidades, discutir nuestras intenciones de compra con expertos para que nos aconsejen, investigar con otras empresas, revisar lo que la competencia tiene, pueden darnos pistas valiosas sobre las opciones adecuadas, tomarse el tiempo necesario para evaluar las marcas o paquetes de software disponibles en el mercado, contactar a los posibles proveedores y saber que debemos pedir en una cotización de paquetes de software nos puede llevar a realizar una compra-inversión realmente productiva para nuestra empresa.