Capítulo 5: Implementación del plan de acción

Capacitación de personal

Comunicación de la información del EMS

Determinación de un presupuesto

• ¿Qué procedimientos de EMS afectan su trabajo diario?
• ¿Qué sucede si no se siguen estos procedimientos?
• ¿Qué impacto tiene su trabajo sobre la implementación del EMS en la empresa?
• ¿Qué conocimiento y habilidades debe poseer?
• ¿De qué forma su trabajo afecta su vida en la comunidad?

Nota: Cambiar los incentivos de los empleados para dar más importancia a la calidad, disminuir el índice de defectos y reducir la cantidad de residuos reforzará la conciencia de los empleados y disminuirá el uso y desperdicio de recursos.

Selección de programas y métodos de capacitación

Una vez que se haya identificado y definido las necesidades y objetivos de la capacitación, se debe seleccionar los programas y métodos de capacitación. El grupo de trabajo ambiental investigará material con el fin de crear un programa efectivo de capacitación.

Por lo general, se puede obtener material de apoyo para los programas de capacitación y creación de conciencia en organizaciones de normalización, asociaciones comerciales, cámaras de comercio y otras fuentes, tales como:

• Firmas de consultoría
• Institutos de enseñanza superior y universidades de la comunidad
• Proveedores
• Clientes
• Asociaciones comerciales o técnicas
• Estudio individual o en grupos
• Consorcios de capacitación (formación de equipos con otras empresas locales)
• Sitios Web

Programación de la capacitación

El siguiente paso es programar las sesiones de capacitación y talleres para fortalecer el conocimiento de los empleados y brindar la capacitación necesaria. Las sesiones de capacitación constituyen una buena instancia para lograr el compromiso de los empleados y para compartir los valores ambientales que harán del EMS un proceso efectivo.

Recomendaciones para la capacitación

• Destaque la importancia de la participación de los empleados en el programa EMS y el aporte que su trabajo al programa.
• Grabe en una cinta de video los cursos de capacitación en EMS actuales y muestre la cinta a los nuevos empleados y a aquellos empleados que no asistieron a la capacitación o para reforzar el mensaje.
• Considere una capacitación con computadoras como un método alternativo.
• Asimismo, considere el uso de otras herramientas como sesiones de lluvia de ideas, análisis de causa y efecto, solución de problemas, análisis de flujo del proceso y listas de verificación.

Una buena comunicación es fundamental para el éxito de la implementación del EMS. Un buen sistema de comunicación debe abarcar todos los niveles y funciones de la organización. Un sistema con estas características demuestra el compromiso de la empresa con los problemas ambientales, logra el respaldo de los empleados y de la comunidad, fortalece la conciencia de los empleados y fomenta la participación en la implementación del EMS.

Una comunicación regular también es una forma para lograr la participación de los empleados en el desarrollo e implementación de un EMS. Motiva a la fuerza laboral, demuestra el compromiso de la administración e informa a todo el personal acerca de los resultados del desempeño del EMS.

Un buen sistema de comunicación incluye líneas de comunicación internas y externas. Es importante que los empleados y las personas externas a la empresa (tales como inversionistas, clientes, proveedores, accionistas, la comunidad local, grupos ambientalistas, el gobierno, autoridades de control y el público en general) estén conscientes del compromiso de la organización respecto de una gestión ambiental sólida.

Un proceso de comunicación positivo mejora la imagen de la organización, facilita futuras relaciones comerciales, aumenta la satisfacción y el orgullo que sienten los empleados de trabajar para la empresa y promueve la aceptación y conocimiento públicos de los esfuerzos por mejorar su desempeño ambiental.

Dado que los empleados generalmente constituyen una excelente fuente de información e ideas, cree instancias para que ellos comuniquen sus ideas. Recuerde que también existe ayuda externa como asesores y otras empresas.

Comunique el avance a medida que ocurra. Un buen sistema de comunicación interna y externa ayuda a construir confianza y lograr respaldo.

Selección del público objetivo interno y externo

La publicidad externa es una herramienta de marketing positiva. La promoción de las acciones en bien del medio ambiente por parte de la empresa ayuda a mejorar su imagen pública y fomenta la aceptación de los esfuerzos de la organización para avanzar en su desempeño ambiental.

La publicidad interna ayuda a lograr resultados ambientales positivos. Una forma para fomentar la motivación de los empleados puede ser mediante el reconocimiento del trabajo para lograr los objetivos y metas ambientales. Por ejemplo, el director general de una empresa firmó personalmente más de 250 cartas dirigidas a sus empleados, donde explicaba la importancia y los beneficios de un EMS para la empresa y por medio de la cual solicitaba su compromiso y participación. La respuesta de los empleados fue extremadamente positiva. Personal de todos los niveles participó en el proceso y se recibieron sugerencias y comentarios de todos los departamentos.

Selección de la información que se compartirá

La empresa debe proveer en forma efectiva tanta información como sea posible para el público interno y externo. La transparencia es una parte importante de este proceso. La información puede incluir:

• La declaración de misión ambiental de la empresa
• Los objetivos y metas del EMS
• El desempeño de la organización (por ejemplo, un “informe ambiental”)
• Comparación y análisis de resultados
• Funciones y responsabilidades del grupo de trabajo ambiental y del grupo de acción
• Programa de monitoreo y evaluación
• Procedimientos de acción preventiva y de emergencia

Recomendaciones para la comunicación

• Enriquezca los materiales de información con ejemplos, como las metas de la empresa y los resultados obtenidos.
• Asegúrese de que el material suministrado sea lo suficientemente detallado y fácil de comprender (utilice términos simples). Utilice un glosario o definiciones adjuntas al usar términos desconocidos o técnicos.
• Explique por qué se están implementando estas medidas y los beneficios que conlleva hacerlo.
• Cuando sea posible, intente emplear menos papel en la oficina y utilizar más medios de comunicación masiva, como el correo electrónico.
• Incorpore en las estrategias de marketing de la empresa una imagen pública positiva relativa a las mejoras ambientales.
• Haga públicos los esfuerzos de la empresa por reducir los impactos ambientales negativos.

Procedimientos y normas de comunicación

El sistema de comunicaci