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Planificación efectiva de ferias comerciales

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

Participar en ferias comerciales, exhibiciones, convenciones, eventos y otros lugares similares constituye una oportunidad única de vender, además de permitirle encontrar proveedores, observar a la competencia, establecer algunos contactos y conseguir publicidad. En suma, puede lograr en una feria comercial lo que le tomaría semanas o meses conseguir si se quedara en casa. Incluso le puede significar un ahorro de dinero. Según el Centro de Investigación del Sector de Ferias (CEIR), cuesta un 62% menos cerrar un negocio generado en una feria comercial que en el terreno.

Sin embargo, para conseguir todo esto, debe planificarse muy bien. Eso significa elegir la feria correcta, establecer objetivos claros, diseñar una buena exhibición y promocionar su presencia. Todo esto, incluso antes de llegar a la feria. Haga clic en los temas que se indican a continuación para informarse mejor acerca de cómo aprovechar al máximo su experiencia en una feria comercial.

Elección de la feria correcta

Con miles de ferias comerciales cada año, elegir la que le reporte mayores beneficios en función del tiempo y dinero invertidos puede resultar difícil.

Comience su búsqueda entre las ferias comerciales relacionadas con su producto o servicio. En Internet, puede probar uno de los sitios de búsqueda de ferias comerciales, como por ejemplo



Otro recurso para averiguar acerca de las ferias es la asociación comercial de su sector, puesto que muchas ferias y convenciones son auspiciadas por grupos de la industria.

Aquí le damos otros consejos para que haga una buena elección:

No escoja sólo en base a los números

Las grandes ferias comerciales que atraen a una gran cantidad de gente pueden ser una verdadera pérdida de tiempo si no asisten personas que sean compradores o potenciales clientes de su producto o servicio. Estudie detenidamente las estadísticas de ferias de años anteriores para evaluar si los asistentes coinciden con el perfil de sus clientes. El gerente de la feria debe estar en condiciones de proporcionarle esta información.

Pida ayuda a sus clientes

Converse con sus clientes para averiguar a qué ferias comerciales asisten, puesto que es probable que también otros potenciales clientes visiten las exhibiciones que satisfacen las necesidades de sus clientes. También puede conversar con sus competidores para saber cuáles son las ferias que les han parecido de mayor utilidad.

Haga sus verificaciones con anticipación

La mejor forma de evaluar una feria es tener una visión de primera fuente. Antes de embarcarse, visite la feria como público. ¿Es la feria dinámica y atrayente? ¿Diría que las personas que asisten son clientes potenciales? ¿Quiénes son los otros expositores y dónde encajaría lo que usted ofrece en esa combinación de productos y/o servicios? Hable con la gente y mantenga los ojos abiertos.

Evalúe la feria con detenimiento

Una vez que tenga una lista de posibles ferias, formule estas preguntas para determinar si la exhibición es adecuada para sus objetivos:

  • ¿Es lo suficientemente grande para establecer una relación entre clientes potenciales y proveedores, pero no demasiado grande como para tener que competir con los gigantes de su industria?

  • ¿Está geográficamente bien ubicada para atraer a sus clientes, sean éstos locales, regionales, nacionales o mundiales?

  • ¿Se ha programado en una fecha en que usted puede satisfacer los nuevos negocios que hará y mantener sus relaciones comerciales con los contactos y representantes?

  • ¿Son confiables los promotores de la feria y tiene la administración un registro comprobado de éxitos?
No espere hasta el último minuto

Algunas exhibiciones populares se copan rápidamente. Si espera demasiado, podría quedar en lista de espera. Por otro lado, mientras antes se inscriba para una feria, más posibilidades tendrá de encontrar una buena ubicación para su local.

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Establecimiento de objetivos claros

Para sacar el mayor provecho del tiempo, dinero y energía que invertirá al exhibir en una feria comercial, es fundamental que determine con qué propósito está ahí y establezca metas que se puedan medir. Deberá evaluar todo lo que haga antes, durante y después de la feria en términos de si ésta contribuye al logro de estos objetivos.

Posibles metas para las ferias comerciales

Aquí hay algunas razones por las cuales las empresas participan en ferias comerciales. Sus metas pueden incluir varias de éstas u otras que son importantes para su pequeña empresa.

  • emitir órdenes de ventas
  • investigar la competencia
  • descubrir tendencias
  • generar contactos para futuras ventas
  • incluir en su lista de correo nombres de prestigio
  • encontrar proveedores mejores o de menor costo
  • estrechar lazos con los clientes actuales
  • atraer a la prensa
  • generar entusiasmo en torno a un nuevo producto
  • aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector
Asigne personal adecuado y preparado para atender su local

Usted no puede hacerlo solo. Independientemente de su objetivo, necesitará al menos una persona para que lo "cubra" cuando usted deba salir de su local para tomar un descanso u observar a la competencia. Una buena práctica es asignar a dos personas por cada 30 metros cuadrados del lugar de exhibición. Su personal debe tener buena presencia, ser preparado, cordial y estar bien informado. Ellos deben comprender sus objetivos y saber el papel que juegan para lograrlos. Si no tiene en su empresa empleados permanentes, contrate a parientes, amigos o empleados de tiempo parcial.

Focalice su mensaje

Seleccione simplemente dos o tres ideas que desee transmitir claramente en la exhibición y prepárese usted y a su personal para "insistir en el mensaje". Diseñe sus gráficos, la promoción previa a la exhibición, el material impreso y la publicidad que aparece en el directorio de la feria en torno a su mensaje.

Prepare un presupuesto

Cuando haya determinado sus objetivos y la feria en la cual se presentará, prepare un presupuesto. Sin un presupuesto, los gastos se pueden disparar (compras impulsivas de último minuto para adornar su local, por ejemplo) y echar por tierra sus mejores planes. Como regla general, sus costos de espacio deben representar alrededor de la cuarta parte del presupuesto total. En consecuencia, cuando sepa el monto que deberá pagar por el arriendo del lugar, multiplíquelo por cuatro para tener una idea general de sus gastos, sin contar los gastos de personal.

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Preparación de una participación efectiva

La ubicación y la apariencia de su local influirán considerablemente en el éxito de su feria comercial. Aplique estos consejos para lograrlo.

Prefiera un lugar con mucho tráfico

Analice el plano del lugar antes de escoger el sitio donde se instalará. El tráfico peatonal es más intenso en ciertas áreas de una feria comercial típica. Elija ubicaciones cercanas a las vías de acceso, concesiones de restaurantes, baños, salones de seminarios o cercanas a los expositores más importantes. Evite los sectores escondidos, las plataformas de carga, columnas que obstruyen el paso u otras áreas de poco tráfico.

Considere la posibilidad de compartir un puesto

Los nuevos expositores por lo general consiguen las peores ubicaciones. Esto se puede solucionar si se comparte un puesto bien ubicado con un colega de un negocio relacionado. Hable con su representante de ventas o trate de juntarse con un expositor establecido cuyos productos o servicios complementen los suyos.

Estimule los sentidos

Asegúrese de que la gente que visite su local pueda probar su producto o servicio. Deje que los toquen, miren, escuchen o degusten. ¿Vende almohadas decorativas? Exhíbalas en un entorno apropiado y tenga muestras que los compradores puedan tocar. ¿Ha desarrollado un nuevo programa computacional? Procure tener muchos terminales de computación para que los asistentes lo prueben.

Mantenga la simplicidad

No recargue demasiado el local con material gráfico. Una foto o una imagen grande que se pueda apreciar desde lejos causa mucha más impresión que varias pequeñas. Un solo eslogan atractivo que describa a su empresa puede ser más eficaz que largos bloques de texto.

Los incentivos funcionan

Los incentivos y regalos también pueden atraer público a su local. Organice un concurso, anuncie en voz alta la demostración de un producto, reparta golosinas, contrate a un masajista y ofrezca masajes gratuitos en la espalda. Sólo asegúrese de que los incentivos sean acordes con la imagen de su empresa y las sensibilidades de sus clientes.

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Promueva su presencia

Recuerde que hasta la mejor planificación de una feria comercial fracasará si nadie sabe que usted está ahí. El CEIR estima que cerca de las tres cuartas partes de los asistentes a las ferias sabe lo que desea ver antes de asistir. Una buena campaña de promoción previa a la feria permitirá que sus clientes actuales y potenciales sepan acerca de su exhibición. Estos consejos serán útiles.

Inicie los contactos por teléfono

Entre un mes y seis semanas antes de la feria, comience a llamar a sus principales clientes actuales y potenciales para fijar reuniones. Muchas personas llegan a una feria con un programa fijo y prácticamente no tienen tiempo de visitar otros locales, de modo que es importante que tenga listo ese programa lo antes posible. Confirme todas las reuniones por teléfono alrededor de una semana antes de la feria.

Envíe avisos por correo

Normalmente, la administración de la feria le permitirá comprar una lista de las direcciones postales de los asistentes preinscritos. Antes de la feria, envíe un mensaje simple que destaque uno o dos beneficios que podrían obtenerse al visitar su local. Procure que el mensaje contenga información de contactos para la feria, incluido el número de su puesto.

Use los medios de comunicación escritos

Envíe comunicados de prensa a las publicaciones comerciales y periódicos locales que vayan a cubrir el evento. Su comunicado deberá destacar alguna noticia de interés periodístico acerca de su feria; como por ejemplo, el lanzamiento de un producto nuevo o una demostración especial. Prepare mucho material de prensa para la feria y distribúyalo en las salas de prensa, al alcance de los periodistas.

Busque publicaciones de la feria

Poner anuncios publicitarios en publicaciones que se distribuyen sólo en la feria puede ser costoso y poco eficaz. Normalmente estas publicaciones tienen un enfoque limitado y se pierden entre la multitud de papeles que llueve sobre los asistentes a la feria.

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Planificación de su estrategia de seguimiento

El momento para planificar su estrategia de seguimiento es antes de que comience la feria. De este modo, podrá llegar a sus potenciales clientes con su mensaje cuando aún tengan fresca en su mente la feria. A continuación señalamos las cosas que debe saber acerca del seguimiento.

Considere el seguimiento como prioridad

Según el CEIR, no se hace seguimiento al 80% de los contactos que se establecen en las ferias. Fije el seguimiento de sus contactos como la prioridad más importante después de una feria, anteponiéndolo a todo lo demás, incluso a la tarea de ponerse al día en lo que sucedió mientras estuvo fuera de la oficina.

Redacte su carta de seguimiento antes de la feria

Su correspondencia posterior a la feria puede ser tan simple como una nota de agradecimiento o un folleto con una nota acompañante. Escríbala e imprímala antes de dirigirse a la feria, de manera de enviarla tan pronto regrese.

Califique a los contactos durante la exhibición

Clasifique a sus contactos por nivel de importancia e interés y base su trabajo posterior a la feria en estas prioridades. Llame por teléfono a sus clientes potenciales más importantes dentro de la semana después de finalizada la feria; mientras más tiempo deje pasar, menor respuesta recibirá de ellos. Envíe a todos los demás algún tipo de correspondencia de seguimiento.

Cumpla sus promesas

Procure cumplir las promesas que hizo en su puesto. Tenga una cantidad suficiente de folletos y hojas de productos a la mano antes de la feria para enviar la información solicitada a la brevedad.

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